Nel settore dell'approvvigionamento i processi di acquisto in genere richiedono più tempo del previsto per operazioni di approvazione, contabilizzazione, standardizzazione e autorizzazione. Superiori e responsabili degli acquisti devono controllare manualmente le procedure in vari sistemi, fornire approvazioni e raggruppare le informazioni desiderate. Nell’attività lavorativa quotidiana questa situazione non è più sostenibile e comporta un enorme dispendio di tempo.

Con la nuova funzione di «e-procurement» BRACK.CH Business definisce i nuovi parametri in materia di approvvigionamento e semplifica notevolmente i vostri processi. L’obiettivo dell’«e-procurement» è digitalizzare e standardizzare le approvazioni e i processi di autorizzazione, pur garantendo un’organizzazione individuale. L’«e-procurement» assicura procedure trasparenti, controllabili e tracciabili. Le contabilizzazioni sulla base dei centri di costo vengono registrate alla finalizzazione dell’ordine, gli indirizzi di consegna vengono definiti e impostati e gli importi massimi dell’ordine vengono rispettati: queste procedure e standardizzazioni consentono di ridurre i vostri costi operativi interni.

Di seguito illustriamo come funziona in dettaglio.

Gestione degli utenti nel webshop

Gestite gli utenti in modo chiaro e centralizzato da un unico luogo. Il ruolo di OWNER o MASTER consente di modificare l’autorizzazione dell’utente. Per utilizzare questa funzione e ricevere ulteriori informazioni, occorre cliccare su «Gestione degli utenti» nel menu. Oltre alle autorizzazioni OWNER e MASTER, esistono le autorizzazioni SHOP ORDER e SHOP RESTRICTED ORDER. Queste due autorizzazioni influiscono sul flusso di lavoro dell’«e-procurement». Un utente impostato su SHOP ORDER può selezionare un centro di costo nel checkout, ma questo passaggio non è obbligatorio.

Un utente impostato su SHOP RESTRICTED ORDER è obbligato a selezionare un centro di costo a ogni checkout.

Gestione dei centri di costo nel webshop

Potete gestire i vostri centri di costo a livello centralizzato da un unico luogo. Con l’autorizzazione OWNER o MASTER del vostro debitore avete la possibilità di apportare delle modifiche ai centri di costo esistenti, di crearne di nuovi o di attivarli o disattivarli.

Informazioni generali sui centri di costo

Al momento di registrare un nuovo centro di costo o di modificarne uno esistente, avete la possibilità di definire delle informazioni generali relative a tale centro di costo. Attribuite un identificativo univoco a ciascun centro di costo. Una volta attribuito non potrà più essere assegnato ad altri centri né modificato. Assegnate un nome al centro di costo e aggiungete una descrizione. Il nome e la descrizione compariranno all’utente al checkout, aiutandolo così a selezionare un centro di costo corretto in presenza di più centri di costo. Impostate lo stato del vostro centro di costo su «attivo» per utilizzarlo subito, in caso contrario impostate lo stato su «inattivo» e attivate il centro di costo al momento opportuno. Sono possibili ulteriori impostazioni per ciascun centro di costo, ad es. un riferimento obbligatorio o la definizione di un indirizzo di consegna non modificabile per ogni centro di costo. Il riferimento obbligatorio costringe l’utente a immettere un riferimento per ogni ordine. Gli indirizzi di consegna fissati per un centro di costo non possono essere modificati al checkout.

Utenti e relativa gestione in un centro di costo

In un centro di costo si possono aggiungere uno o più utenti con ruoli (autorizzazioni) diversi. A tal scopo l’utente deve essere già collegato al debitore, in caso contrario l’utente deve essere aggiunto nella gestione degli utenti. Nella panoramica degli utenti dei centri di costo vedete i vari utenti che accedono al centro di costo con le diverse autorizzazioni. Aggiungete gli utenti esistenti a un centro di costo, rimuovete gli utenti non (più) autorizzati e definite il ruolo idoneo per ciascun utente all’interno di ogni centro di costo.

Ruoli e autorizzazioni nell’ambito dell’«e-procurement»

Oltre ai ruoli degli utenti, nel sistema di «e-procurement» sono stati integrati altri tre ruoli che vi aiutano a introdurre correttamente la funzione di «e-procurement» nella vostra azienda, al fine di rispettare il flusso di lavoro desiderato.

Indirizzi di consegna dei centri di costo

Per ogni centro di costo si possono registrare uno o più indirizzi di consegna. Al momento di registrare l’indirizzo di consegna, potete inserire anche la persona di contatto dell’indirizzo di consegna o anche un’informazione per l’autista (70 caratteri). Impostate un indirizzo di consegna preferito, verrà salvato automaticamente al checkout come indirizzo raccomandato. Se un centro di costo non è attribuito in modo fisso a un indirizzo di consegna, al momento del checkout l’utente può selezionare un altro indirizzo di consegna già registrato o inserire un nuovo indirizzo di consegna. Questo nuovo indirizzo non viene aggiunto agli indirizzi di consegna del centro di costo.

Centri di costo sui documenti di fatturazione

Le informazioni relative al centro di costo vengono stampate sulla fattura indipendentemente dal fatto che per il debitore sia impostata la fatturazione singola o raggruppata. Avete la possibilità di ricevere la fattura raggruppata in base al debitore, al debitore dell’ordine e ai centri di costo, oppure di ripartirla in base al centro di costo.

Valore massimo dell’ordine per centro di costo e utente

Potete definire la funzione di valore massimo dell’ordine per ogni utente e centro di costo. Se un ordine supera il valore massimo dell’ordine di un utente all’interno del centro di costo selezionato, viene sottoposto al processo di approvazione integrato nel flusso di lavoro. In tal caso l’utente può collocare l’ordine ma non finalizzarlo. L’ordine verrà trasmesso a BRACK.CH Business solo una volta approvato da un responsabile del relativo centro di costo.

Approvazione in qualità di Reviewer di un centro di costo

In qualità di Reviewer di un centro di costo, riceverete un’e-mail non appena un utente colloca un ordine. A questo punto potete approvare l’ordine e finalizzarlo, oppure respingerlo. In questo secondo caso potete inserire un messaggio per l’utente affinché sappia per quale motivo il suo ordine è stato respinto. L’utente viene informato in entrambi i casi (ordine respinto o approvato), inoltre nel riepilogo degli ordini può vedere l’ordine con lo stato attuale.

Rappresentazione di un processo di ordinazione con centri di costo

Account / utente: angela.campione@esempio.ch
Debitore: V58792 ¦ V58989
Ruolo dell’utente relativo al debitore V58792: SHOP RESTRICTED ORDER

Centri di costo disponibili per il debitore V58792:
ID: 4875 ¦ Nome: Marketing ¦ Descrizione: Utilizzare per vari materiali di marketing ¦ Riferimento obbligatorio = SÌ ¦ Indirizzo di consegna fisso = SÌ
ID: 8982 ¦ Nome: Caffetteria ¦ Descrizione: Utilizzare esclusivamente per caffè e accessori ¦ Riferimento obbligatorio = NO ¦ Indirizzo di consegna fisso = SÌ
ID: 8769 ¦ Nome: Business Events ¦ Descrizione: Utilizzare esclusivamente per eventi esterni ¦ Riferimento obbligatorio = NO ¦ Indirizzo di consegna = NON