Préparer le budget informatique de l’année à venir ne se résume pas à chiffrer le nombre de nouveaux équipements et de licences nécessaires. L’évolution des modes de travail, l’arrivée de nouvelles applications, les exigences croissantes en matière de performance et de sécurité, ainsi que la phase de déploiement ultérieure sont autant de facteurs qui définissent les besoins informatiques réels des entreprises.
C’est pourquoi il est préférable d’envisager le matériel, les licences Microsoft et les services comme un tout, plutôt que comme des achats isolés. Imbriqués à bien des égards, ces différents volets gagnent à être planifiés ensemble, et le plus tôt possible.
Dominic Hersperger, de Brack Business, détaille les questions clés à se poser lors de cette planification annuelle, pointe les écueils les plus fréquents sur le terrain et explique pourquoi les besoins concrets des postes de travail constituent le meilleur point de départ pour les prochains achats.
Quelles questions poser au tout début de sa planification informatique annuelle?
120 ordinateurs portables arrivent en fin de cycle. Suffit-il d’en commander 120 nouveaux, de reconduire les mêmes licences Microsoft et d’en rester là? C’est rarement aussi simple. Car pendant que le matériel vieillissait, les façons de travailler ont le plus souvent évolué, elles aussi.
La question peut-être la plus importante ne figure donc sur aucune fiche produit: de quoi les collaborateur·rice·s auront-ils réellement besoin l’année prochaine?
Dominic Hersperger recommande d’aborder la planification informatique de manière aussi globale que possible: quels besoins émergent dans chaque département et qu’impliquent-ils pour le matériel et les logiciels? Selon son expérience, plusieurs facteurs pèsent particulièrement sur les futurs besoins en équipements et en licences: le travail à distance, l’évolution des tâches et le recours à l’IA. Ce n’est qu’une fois ces questions tranchées qu’une simple liste d’achats devient une véritable planification informatique.
Sans plan concret, mieux vaut ne lancer aucune demande complexe. Les exigences à satisfaire doivent être claires.
Et cette démarche ne doit pas attendre que le remplacement du parc devienne urgent. Dans les projets informatiques d’envergure, on passe très vite de «On a le temps» à «Il nous faut ça pour hier». Dominic Hersperger préconise donc de s’y prendre environ six mois à l’avance. Pour les achats importants en particulier, il faut tenir compte du temps de conseil, des chaînes d’approvisionnement internationales et des cycles de production. Le marché étant volatil, la mise en stock et les achats de projet échelonnés sont également importants. Le financement doit lui aussi être intégré dès le départ. Selon les capacités financières de l’entreprise, des livraisons partielles, une mise en stock ou des offres de leasing, par exemple, peuvent s’avérer intéressantes et être prises en compte dans la planification des achats.
Quel matériel est réellement nécessaire, et pour quels groupes d’utilisateur·rice·s?
C’est précisément la situation dans laquelle s’est retrouvée une entreprise suisse de services de taille moyenne. Elle prévoyait de remplacer à l’identique ses 120 ordinateurs portables, dans le cadre d’un renouvellement classique de son parc. Mais l’analyse réalisée en amont a révélé que deux services clés travaillaient de plus en plus avec des modèles d’IA en local et des analyses de données gourmandes en puissance de calcul. Parallèlement, l’entreprise était passée au partage de postes de travail, en mode hybride.
Un parc homogène n’était donc plus la solution la plus judicieuse. L’entreprise a préféré le segmenter: 80 ultrabooks légers et mobiles, avec stations d’accueil, pour l’administration et la vente, et 40 machines plus puissantes, dotées d’un NPU dédié (un processeur spécialisé dans les calculs d’IA) ou d’un GPU et de 32 Go de RAM, pour l’ingénierie et l’analyse de données.
Cet exemple le montre bien: le nombre d’appareils ne résout que la moitié de l’équation. Ce qui compte, c’est ce que les collaborateur·rice·s en font et où ils/elles les utilisent.
Selon Dominic Hersperger, de nombreuses entreprises misent malgré tout, et délibérément, sur un parc aussi homogène que possible. L’environnement informatique s’en trouve simplifié, à condition de garder une marge de manœuvre suffisante pour les postes aux exigences particulières.
Les points à clarifier avant l’achat du matériel
- Exigences métiers et techniques
- Profils d’utilisateur·rice·s, volumes et capacités requises
- Infrastructure informatique existante
- Exigences de sécurité et de conformité
- Budget, durée de vie et coût total
- Modèle d’exploitation et de support
- Délais de livraison et modalités d’approvisionnement
- Planning de déploiement
- Traitement des anciens équipements, par exemple remarketing
Qui a réellement besoin de quelle licence Microsoft?
Ce qui vaut pour le matériel s’applique tout autant aux licences Microsoft. Selon Dominic Hersperger, les besoins varient «très fortement», y compris au sein d’une même entreprise. Pour les équipes logistiques ou de montage, des licences légères comme Microsoft 365 F3 font très bien l’affaire. Pour les métiers de bureau classiques, Business Standard ou Business Premium suffisent, tandis que les fonctions sensibles en matière de sécurité exigent E5 ou des modules de sécurité complémentaires. À titre de repère: les offres Business sont conçues pour les organisations comptant jusqu’à 300 utilisateur·rice·s. Au-delà, ce sont les plans E3, E5 ou, désormais, E7 qui prennent le relais. Avant tout achat ou renouvellement, une clarification s’impose: qui peut se contenter des applications web et qui a réellement besoin des applications desktop complètes? Quelles sont les exigences en matière de gestion des appareils, de sécurité, de conformité et de gouvernance? Et l’entreprise paie-t-elle pour des solutions tierces que Microsoft couvre déjà, par exemple une téléphonie séparée au lieu de Teams Phone?
Attribuer par commodité des licences E3 ou E5 à tout le monde est une erreur. Mais choisir des licences qui ne répondent pas aux besoins l’est tout autant.
Distribuer des packs complets à l’aveugle revient à payer pour des fonctionnalités que personne n’utilise. En revanche, des licences trop restrictives, par exemple Business Basic ou Standard, sans gestion des appareils via Intune ou Microsoft Entra, entraînent, selon Dominic Hersperger, un surcroît de travail et des failles de sécurité lors de la configuration du nouveau matériel. C’est au plus tard au moment du déploiement que le problème se manifeste. Ces gaspillages sont fréquents: une analyse de Nexthink portant sur plus de six millions de terminaux montre qu’environ la moitié des applications installées en entreprise ne sont pas utilisées. Côté licences, les coûts superflus se nichent souvent dans les détails: modules complémentaires inutilisés, licences toujours actives de collaborateurs ayant quitté l’entreprise ou licences en doublon, par exemple un antivirus supplémentaire qui fait double emploi avec Microsoft Defender.
Quand faut-il réévaluer son parc de licences?
Une licence choisie hier sera-t-elle encore adaptée demain? En matière de licences Microsoft, cette équation tient rarement sur la durée.
- Microsoft enrichit continuellement les fonctionnalités de ses offres. Parallèlement, les entreprises évoluent: réorganisations d’équipes, acquisitions, mouvements de personnel, sans oublier le télétravail et le desk sharing, qui transforment les façons de travailler. À cela s’ajoutent de nouvelles exigences réglementaires, comme la nouvelle loi fédérale sur la protection des données (nLPD) ou la directive européenne SRI 2. Dominic Hersperger recommande donc de ne pas se contenter de reconduire à l’identique les licences existantes. Un audit régulier permet notamment de repérer les licences dormantes liées à des postes inactifs ou d’éliminer les outils tiers devenus redondants.
- La gestion des licences requiert une plateforme cloud moderne et intuitive, avec mise à disposition automatisée en temps réel: les licences sont ainsi immédiatement disponibles, attribuables et prêtes à l’emploi, ce qui rend leur gestion plus simple et plus efficace. Il faut aussi pouvoir compter sur un partenaire qui offre un support local, l’accès à des équipes d’expert·e·s et un accompagnement de projet.
La question clé à chaque audit: de quelles licences avons-nous encore besoin aujourd’hui, et qui les utilise réellement? Pourquoi synchroniser la planification du matériel et des licences Microsoft?
C’est au plus tard lors du déploiement que l’importance de coordonner le matériel et les licences Microsoft prend tout son sens.
Prenons l’exemple du déploiement sans intervention («zero touch») via Windows Autopilot: les nouveaux appareils sont expédiés directement aux collaborateur·rice·s et se configurent d’eux-mêmes dès le premier démarrage, selon les paramètres définis par l’entreprise. Pour que cela fonctionne, deux prérequis doivent être remplis avant même la livraison: une licence incluant Intune (par exemple Business Premium, E3 ou E5) doit être active dans le tenant, c’est-à-dire l’environnement Microsoft de l’entreprise. Les empreintes matérielles («hardware hashes»), qui identifient de manière unique chaque équipement, doivent être enregistrées au préalable. Sur demande, Brack Business peut se charger de cet enregistrement, de sorte que les appareils soient prêts à l’emploi dès la livraison. Le matériel peut déjà être choisi depuis longtemps, mais sans les prérequis de licence nécessaires, le déploiement ne se déroule pas comme prévu.
Plus le matériel, les licences et les services sont envisagés ensemble et suffisamment tôt, moins le déploiement réserve de mauvaises surprises. Comment déployer efficacement de nouveaux appareils?
Commandé, livré, ouvert… et c’est prêt?
Pour un ordinateur portable personnel, peut-être. Mais pour un parc d’entreprise d’une certaine taille, bien plus d’étapes séparent la commande du poste de travail opérationnel.
Grâce à ses services à valeur ajoutée, Brack Business peut prendre en charge une grande partie de ces tâches. D’après Dominic Hersperger, ces prestations intéressent en particulier les entreprises et institutions qui gèrent elles-mêmes leur environnement informatique. Selon les projets, l’accompagnement peut couvrir différentes étapes:
De la commande au poste de travail
- Approvisionnement et stockage
- Déballage
- Windows Autopilot / préprovisionnement
- Assemblage et configuration
- Étiquetage et marquage des actifs
- Livraisons échelonnées en juste-à-temps
- Reprise des anciens appareils, puis remarketing ou recyclage certifié
Tous ces aspects doivent être tranchés avant que les cartons n’arrivent sur le pas de la porte. La préparation, la livraison et la mise en service des appareils font donc partie intégrante de la planification des achats, au même titre que le choix du matériel lui-même.
Que faut-il prévoir dans le budget informatique 2027?
Multiplier le nombre d’appareils par le prix unitaire et y ajouter les licences, c’est calculer trop juste. Selon Dominic Hersperger, le coût total englobe aussi l’installation, les formations, la maintenance, les renouvellements et extensions de licences ainsi que les capacités cloud. Autant de postes fréquemment oubliés lors de la planification annuelle. Que doivent pouvoir faire les collaborateur·rice·s avec leur appareil? De quelle puissance chaque profil d’utilisateur·rice a-t-il besoin? Quelles licences Microsoft correspondent réellement à ces usages? Comment les appareils seront-ils configurés et déployés? Que faire de l’ancien matériel? Et quels coûts viennent s’ajouter au seul prix d’achat?
Les règles d’or pour une planification réussie:
- Prévoir environ six mois d’avance
- Définir les profils utilisateur·rice·s et leurs besoins avant de fixer les volumes
- Passer en revue les licences existantes pour repérer les accès inutilisés et les doublons
- Adopter une approche globale: matériel, licences et gestion des appareils
- Planifier dès le départ le déploiement et le sort des anciens appareils
- Intégrer au budget global l’installation, les formations, la maintenance, les licences et les capacités cloud
- Prévoir des réserves (temps, budget, quantités)
L’équipe Modern Workplace et Cloud de Brack Business accompagne les entreprises bien avant l’achat: analyse des besoins, audits de licences, choix d’architecture et conseils en optimisation.
Et c’est parfois justement cette analyse qui évite de se retrouver avec 120 fois le même ordinateur portable dans le panier.
Planifions ensemble le budget IT 2027
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Source image de couverture: générée par l’IA avec ChatGPT