Dans le secteur de l’approvisionnement, les processus d’achat intègrent des étapes de validation, d’imputation, de standardisation et d’autorisation qui tendent à être plus longues que nécessaire. Les responsables et gestionnaires des achats, contraints de superviser ces procédures manuellement à travers divers systèmes, de donner leur aval et de compiler les informations nécessaires, font face à une méthode inadaptée à la dynamique quotidienne du travail, engendrant ainsi une perte de temps significative.

C’est dans ce contexte que s’illustre la pertinence de la nouvelle solution d’«e-procurement» de BRACK.CH Business, qui redéfinit les standards dans le domaine de l’approvisionnement. Ce système novateur ambitionne de numériser et de standardiser les processus de validation et d’autorisation, tout en offrant une adaptabilité sur mesure. Sa transparence assure une gestion et un contrôle efficaces et compréhensibles des procédures. En intégrant directement les attributions budgétaires aux centres de coûts lors de la finalisation des commandes, en définissant clairement les adresses de livraison et en respectant scrupuleusement les plafonds de commande, il apporte une rationalisation et une standardisation des flux de travail, conduisant à une réduction notable des coûts opérationnels internes.

Découvrez ci-après les mécanismes détaillés de ce système innovant.

Gestion des utilisateurs dans le shop

Vous pouvez gérer vos utilisateurs de manière claire et centralisée en un seul endroit. Les rôles OWNER ou MASTER permettent de modifier l’autorisation de l’utilisateur. Pour utiliser cette fonctionnalité et en apprendre davantage, sélectionnez l’option «Gestion des utilisateurs» dans le menu. Outre les rôles OWNER et MASTER, il existe les autorisations SHOP ORDER et SHOP RESTRICTED ORDER. Ces deux autorisations ont une influence sur le flux de travail de l’«e-procurement». Si un utilisateur bénéficie de l’autorisation SHOP ORDER, il peut choisir un centre de coûts lors de la finalisation de la commande, cette démarche n’étant cependant pas obligatoire.

Si un utilisateur bénéficie de l’autorisation SHOP RESTRICTED ORDER, il est systématiquement invité à spécifier un centre de coûts à chaque finalisation de commande.

Gestion des centres de coûts dans le shop

Vous pouvez gérer vos centres de coûts de manière centralisée en un seul endroit. Avec l’autorisation en tant que OWNER ou MASTER de votre débiteur, vous pouvez apporter des modifications aux centres existants, en créer de nouveaux, ainsi que les activer ou les désactiver selon vos besoins.

Informations générales sur les centres de coûts

Lors de la création ou de la modification d’un centre de coûts, vous avez la possibilité de fournir des informations générales sur celui-ci. Attribuez un identifiant unique à chaque centre de coûts. Une fois attribué, celui-ci ne peut être ni réattribué ni modifié. Donnez un nom distinctif à chaque centre de coûts et ajoutez une description. Ces informations, visibles pour l’utilisateur lors de la finalisation de la commande, l’assistent dans le choix du centre de coûts adéquat, en particulier lorsque plusieurs options sont disponibles. Si un centre de coûts peut être utilisé immédiatement, configurez-le comme «actif». Dans le cas contraire, réglez son statut sur «inactif» et procédez à son activation au moment opportun. Le système offre également des options de configuration supplémentaires pour chaque centre de coûts, p. ex. l’obligation de saisir une référence ou la possibilité de fixer une adresse de livraison définitive. La saisie obligatoire d’une référence exige de l’utilisateur de fournir une référence spécifique pour chaque commande. Les adresses de livraison fixes correspondant à un centre de coûts ne peuvent pas être modifiées lors de la finalisation de la commande.

Gestion des utilisateurs dans les centres de coûts

Dans le cadre de la gestion d’un centre de coûts, il est possible d’attribuer à chaque centre un ou plusieurs utilisateurs, chacun doté de rôles et autorisations spécifiques. Pour ce faire, chaque utilisateur doit être préalablement associé au débiteur. Si ce n’était pas le cas, l’utilisateur doit être ajouté dans le système de gestion des utilisateurs. La vue d’ensemble des utilisateurs par centre de coûts permet de visualiser les accès accordés, en indiquant quel utilisateur dispose de quelles autorisations pour chaque centre. Vous pouvez ajouter des utilisateurs existants à un centre de coûts, révoquer les autorisations des utilisateurs non éligibles ou obsolètes, et attribuer à chaque utilisateur le rôle le plus adapté à ses fonctions au sein du centre de coûts.

Rôles et autorisations dans le domaine de l’e-procurement

Dans le cadre de notre système d’e-procurement, nous avons enrichi la gestion des utilisateurs par trois rôles supplémentaires. Ces rôles ont été spécifiquement conçus pour faciliter l’intégration efficace de la fonctionnalité d’e-procurement au sein de votre entreprise, garantissant ainsi le respect du flux de travail établi.

Centres de coûts Adresses de livraison

Vous avez la possibilité de saisir une ou plusieurs adresses de livraison par centre de coûts. Outre l’adresse, vous pouvez aussi indiquer le nom de l’interlocutrice ou de l’interlocuteur pour une adresse donnée ou des informations relatives à la personne chargée de la livraison (70 caractères). Nous vous encourageons à désigner une adresse de livraison préférée. Celle-ci sera préétablie comme adresse recommandée lors de la finalisation de la commande. Si un centre de coûts n’est pas attribué de manière fixe à une adresse spécifique, l’utilisateur peut, au moment de la finalisation de la commande, choisir parmi les adresses préalablement enregistrées ou en saisir une nouvelle. L’adresse de livraison nouvellement saisie ne sera pas enregistrée dans le répertoire des adresses de livraison du centre de coûts.

Centres de coûts sur les documents de facturation

Les détails relatifs au centre de coûts seront imprimés sur la facture, indépendamment du mode de facturation choisi pour le débiteur (facture individuelle ou groupée). Vous avez la possibilité de recevoir la facture groupée, organisée soit par débiteur, soit en fonction du débiteur d’ordre et du centre de coûts.

Valeur de commande maximale par utilisateur et centre de coûts

Vous pouvez définir un plafond de commande pour chaque utilisateur et centre de coûts. Si une commande dépasse la limite définie pour un utilisateur au sein d’un centre de coûts spécifique, elle est systématiquement soumise à un processus d’approbation intégré dans le workflow. L’utilisateur peut alors initier la commande mais il ne peut pas la finaliser. La commande n’est transmise à BRACK.CH Business qu’après validation par un responsable du centre de coûts impliqué.

Validation en tant que Reviewer d’un centre de coûts

En tant que Reviewer assigné à un centre de coûts, vous serez notifié par e-mail dès qu’une commande sera passée par un utilisateur. Vous pouvez valider et finaliser la commande ou la refuser. En cas de refus de la commande, vous pouvez transmettre un message à l’utilisateur pour lui indiquer les motifs du refus. Dans les deux cas (refus ou validation), l’utilisateur sera systématiquement informé. De plus, il pourra consulter le statut actuel de sa commande dans l’aperçu des commandes.

Visualisation d’un processus de commande avec sélection du centre de coûts

Compte / utilisateur: angela.muster@exemple.ch
Debiteur: V58792 ¦ V58989
Rôle de l’utilisateur relatif au débiteur: SHOP RESTRICTED ORDER

Centres de coûts disponibles relatifs au débiteur V58792:
ID: 4875 ¦ Nom: Marketing ¦ Description: Utiliser pour divers supports marketing ¦ Référence obligatoire = OUI ¦ Adresse de livraison fixe = OUI
ID: 8982 ¦ Nom: Cafétéria ¦ Description: Utiliser exclusivement pour le café et les accessoires café ¦ Référence obligatoire = Non ¦ Adresse de livraison fixe = OUI
ID: 8769 ¦ Nom: Business Events ¦ Description: Utiliser exclusivement pour des événements externes ¦ Référence obligatoire = NON ¦ Adresse de livraison fixe = NON