Wer das IT-Budget fürs kommende Jahr plant, muss weit mehr berücksichtigen als die Anzahl neuer Geräte und benötigter Lizenzen. Veränderte Arbeitsmodelle, neue Anwendungen, steigende Anforderungen an Leistung und Sicherheit sowie der spätere Rollout bestimmen mit, wie der tatsächliche IT-Bedarf aussieht.
Gerade deshalb lohnt es sich, Hardware, Microsoft-Lizenzen und Services nicht als einzelne Beschaffungen zu betrachten. Sie greifen an vielen Stellen ineinander – und sollten entsprechend früh gemeinsam geplant werden.
Dominic Hersperger von Brack Business erklärt, welche Fragen Unternehmen bei der IT-Jahresplanung klären sollten, wo in der Praxis typische Stolpersteine liegen und warum der tatsächliche Bedarf der Arbeitsplätze der bessere Ausgangspunkt für die nächste Beschaffung ist.
Welche Fragen gehören an den Anfang der IT-Jahresplanung?
120 Notebooks sind in die Jahre gekommen. Also 120 neue bestellen, dieselben Microsoft-Lizenzen wie bisher verlängern und fertig ist die Planung? Ganz so einfach ist es selten. Denn während die Geräte älter geworden sind, hat sich meist auch die Arbeit verändert.
Die vielleicht wichtigste Frage steht deshalb auf keiner Produktseite: Was brauchen die Mitarbeitenden im kommenden Jahr tatsächlich?
Dominic Hersperger empfiehlt, die IT-Jahresplanung möglichst ganzheitlich anzugehen: Welche Anforderungen entstehen in den einzelnen Abteilungen, und was bedeutet das für Hard- und Software? Den grössten Einfluss auf den künftigen Geräte- und Lizenzbedarf haben aus seiner Erfahrung mehrere Faktoren: Remote Work, veränderte Aufgaben und der Einsatz von KI. Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, wird aus einer Einkaufsliste eine tatsächliche IT-Planung.
Ohne konkreten Plan sollte keine komplexe Anfrage gestartet werden. Es muss klar sein, welche Anforderungen erfüllt werden müssen.
Und diese Planung sollte nicht erst beginnen, wenn der Geräteaustausch plötzlich dringend wird. Denn aus «Das hat noch Zeit» wird bei grösseren IT-Projekten schnell «Das brauchen wir möglichst gestern». Dominic Hersperger hält deshalb einen Vorlauf von rund sechs Monaten für sinnvoll. Gerade bei grösseren Beschaffungen müssen Beratungszeiten, internationale Lieferketten und Produktionszyklen mitgedacht werden. Weil der Markt volatil ist, gewinnen zudem Lagerhaltung und rollierende Projektbeschaffungen an Bedeutung. Auch die Finanzierung sollte früh Teil der Planung sein. Je nach Kapitalmöglichkeiten des Unternehmens können beispielsweise Teillieferungen, Lagerhaltung oder Leasingangebote interessant sein und entsprechend in die Beschaffungsplanung einfliessen.
Welche Hardware wird tatsächlich benötigt – und für welche Nutzergruppen?
Genau vor dieser Situation stand ein mittelgrosses Schweizer Dienstleistungsunternehmen: 120 Standard-Notebooks sollten eins zu eins ersetzt werden – ein klassischer Geräte-Refresh. Bei der Analyse vor der Beschaffung zeigte sich jedoch: Zwei Kernabteilungen arbeiteten zunehmend mit lokalen KI-Modellen und rechenintensiven Datenanalysen. Gleichzeitig stellte das Unternehmen auf hybrides Desk-Sharing um.
Eine einheitliche Flotte war damit nicht mehr die sinnvollste Lösung. Stattdessen wurde die Flotte segmentiert: 80 leichte, mobile Ultrabooks mit Docking-Infrastruktur für Office und Vertrieb sowie 40 leistungsstärkere Geräte mit dedizierter NPU (einem auf KI-Berechnungen spezialisierten Prozessor) beziehungsweise GPU und 32 GB RAM für Engineering und Analytics.
Das Beispiel zeigt deutlich: Die Anzahl der Geräte ist nur die halbe Antwort. Entscheidend ist, was die Mitarbeitenden damit tun und wo sie damit Arbeiten.
Viele Unternehmen setzen laut Dominic Hersperger dennoch bewusst auf eine möglichst einheitliche Geräteflotte. Das vereinfacht die IT-Landschaft – solange genügend Spielraum für Arbeitsplätze mit speziellen Anforderungen bleibt.
Vor der Hardware-Beschaffung klären
- Geschäftliche und technische Anforderungen
- Nutzerprofile, Mengen und Kapazitäten
- Bestehende IT-Infrastruktur
- Sicherheits- und Compliance-Anforderungen
- Budget, Lebensdauer und Gesamtkosten
- Betriebs- und Supportkonzept
- Lieferzeiten und Beschaffung
- Zeitplan für den Rollout
- Umgang mit Altgeräten, beispielsweise Remarketing
Welche Microsoft-Lizenz braucht wer wirklich?
Was für die Hardware gilt, gilt auch für Microsoft-Lizenzen. Der Bedarf unterscheidet sich laut Dominic Hersperger selbst innerhalb eines Unternehmens «sehr massiv». Mitarbeitende in Logistik oder Montage sind mit schlanken Microsoft-365-F3-Lizenzen gut bedient. Für klassische Wissensarbeit reichen Business Standard oder Business Premium, sicherheitskritische Rollen brauchen E5 oder zusätzliche Security-Add-ons. Zur Einordnung: Die Business-Pläne sind auf Organisationen mit bis zu 300 Nutzenden ausgelegt, darüber kommen E3, E5 oder neu E7 zum Zug. Bevor Lizenzen gekauft oder verlängert werden, sollte deshalb geklärt werden: Wer benötigt lediglich Web-Anwendungen und wer vollwertige Desktop-Programme? Welche Anforderungen bestehen an Gerätemanagement, Sicherheit- und Compliance- sowie Governance- Anforderungen? Und bezahlen wir für Drittanbieter-Lösungen, die Microsoft bereits abdeckt, etwa separate Telefonie statt Teams Phone?
Das Giesskannenprinzip, bei dem aus Bequemlichkeit alle E3 oder E5 erhalten, ist ebenso ein Fehler wie das Gegenteil.
Werden umfangreiche Lizenzpakete pauschal verteilt, bezahlt das Unternehmen für Funktionen, die niemand nutzt. Werden sie zu knapp gewählt, etwa Business Basic oder Standard ohne Gerätemanagement über Intune oder Microsoft Entra, entstehen laut Hersperger bei der Einrichtung neuer Hardwaremehraufwand und Sicherheitslücken. Spätestens beim Rollout wird das relevant. Wie verbreitet solche Leerläufe sind, zeigt eine Auswertung von Nexthink über mehr als sechs Millionen Endgeräte: Rund die Hälfte der installierten Anwendungen in Unternehmen wird nicht genutzt. Bei den Lizenzen verstecken sich die Kostenfresser oft im Kleinen: ungenutzte Add-ons, weiterhin aktive Lizenzen von ausgetretenen Mitarbeitenden oder Doppellizenzierungen – beispielsweise ein zusätzlicher Virenschutz neben Microsoft Defender.
Wann sollte der bestehende Lizenzbestand überprüft werden?
Einmal gewählt, für immer passend? Auch bei Microsoft-Lizenzen trägt diese Rechnung nicht unbedingt dauerhaft gleich.
- Microsoft entwickelt die Funktionsumfänge seiner Angebote laufend weiter. Gleichzeitig verändern sich Unternehmen: Teams werden umstrukturiert, Firmen übernommen, Mitarbeitende treten ein und aus, Homeoffice und Desk-Sharing verändern die Arbeitsweise. Dazu kommen neue Vorgaben wie das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) oder, für Unternehmen mit EU-Geschäft, die NIS-2-Richtlinie. Dominic Hersperger empfiehlt deshalb, bestehende Lizenzen nicht einfach unverändert weiterzuführen. Reviews können beispielsweise zeigen, wo noch Lizenzen für nicht mehr genutzte Arbeitsplätze bestehen oder wo sich zusätzliche Drittanbieter-Tools konsolidieren lassen.
- Um die Lizenzen zu verwalten, braucht es eine moderne und intuitive Cloud-Plattform Lösung, mit automatisierter Bereitstellung in Echtzeit, mit welcher die Lizenzen sofort verfügbar, zuweisbar und einsatzbereit sind – damit lässt sich dies einfacher und effizienter managen. Weiter braucht es einen Partner, welcher lokalen Support, Zugang zu Expertenteams und Projektunterstützung bietet.
Die Leitfrage für jeden Review: Welche Lizenzen brauchen wir heute noch, und wer nutzt sie tatsächlich? Warum Hardware und Microsoft-Lizenzen gemeinsam geplant werden sollten
Spätestens beim Rollout zeigt sich, warum Hardware und Microsoft-Lizenzen nicht unabhängig voneinander geplant werden sollten.
Ein Beispiel ist das Zero-Touch-Deployment über Windows Autopilot: Neue Geräte gehen direkt an die Mitarbeitenden und richten sich beim ersten Start selbst nach den Unternehmensvorgaben ein. Damit das funktioniert, müssen zwei Voraussetzungen schon vor der Auslieferung erfüllt sein. Im Tenant, also der Microsoft-Umgebung des Unternehmens, muss eine Lizenz mit Intune aktiv sein, etwa Business Premium, E3 oder E5. Und die Hardware-Hashes, die eindeutigen Gerätekennungen, müssen vorab erfasst sein. Die Hardware kann also längst ausgewählt sein – fehlen jedoch notwendige Voraussetzungen für den Rollout, reicht das allein nicht aus. Die Erfassung der Hardware-Hashes kann auf Wunsch Brack Business übernehmen, sodass die Geräte bei der Lieferung direkt einsatzbereit sind. Die Hardware kann also längst ausgewählt sein. Fehlt aber eine notwendige Voraussetzung auf Lizenzseite, geht die Rechnung beim Rollout trotzdem nicht auf.
Je früher Hardware, Lizenzen und Services gemeinsam betrachtet werden, desto weniger Überraschungen gibt es beim Rollout. Wie werden neue Geräte effizient bereitgestellt?
Bestellt, geliefert, aufgeklappt – fertig?
Bei einem privaten Notebook vielleicht. Bei einer grösseren Unternehmensflotte liegen zwischen Bestellung und einsatzbereitem Arbeitsplatz deutlich mehr Schritte.
Brack Business kann mit Value Added Services einen Grossteil dieser Aufgaben übernehmen. Laut Dominic Hersperger sind solche Services für Unternehmen und Institutionen interessant, die ihre IT-Landschaft selbst bewirtschaften. Je nach Projekt können verschiedene Schritte dazugehören:
Von der Bestellung zum Arbeitsplatz
- Beschaffung und Lagerhaltung
- Unpacking
- Windows Autopilot / Pre-Provisioning
- Assembling & Konfiguration
- Labeling und Asset Tagging
- Rollierende Just-in-time-Lieferungen
- Rücknahme und Remarketing beziehungsweise zertifiziertes Recycling von Altgeräten
Diese Schritte sollten geklärt sein, bevor die Geräte vor der Tür stehen. Wie die Geräte vorbereitet, ausgeliefert und in Betrieb genommen werden sollen, gehört deshalb genauso zur Beschaffungsplanung wie die Auswahl der Hardware selbst.
Was gehört ins IT-Budget 2027?
Wer nur Anzahl Geräte mal Stückpreis plus Lizenzen rechnet, budgetiert zu knapp. Zu den Gesamtkosten gehören laut Dominic Hersperger auch Installation, Schulungen, Wartung, Lizenzverlängerungen und -erweiterungen sowie Cloud-Kapazitäten. Gerade diese Posten werden in der Jahresplanung häufig vergessen. Was müssen die Mitarbeitenden mit ihren Geräten können? Welche Leistung brauchen unterschiedliche Gruppen von Nutzenden? Welche Microsoft-Lizenzen passen dazu? Wie werden die Geräte eingerichtet und ausgerollt? Was passiert mit den Altgeräten? Und welche Kosten entstehen über den reinen Anschaffungspreis hinaus?
Für die Planung lassen sich daraus einige konkrete Punkte ableiten:
- rund sechs Monate Vorlauf einplanen
- Nutzerprofile und Anforderungen vor Stückzahlen definieren
- bestehende Lizenzen auf ungenutzte Zugänge und Doppellizenzierungen prüfen
- Hardware, Lizenzierung und Gerätemanagement gemeinsam betrachten
- Rollout und Altgeräte frühzeitig mitplanen
- Installationen, Schulungen, Wartungen, Lizenzkosten und Cloud-Kapazitäten ins Gesamtbudget einbeziehen
- Reserven einplanen (zeitlich, finanziell, Stückmenge)
Das Modern Workplace und Cloud-Team von Brack Business unterstützt Unternehmen bereits vor dem Kauf bei Bedarfsanalysen, Lizenz-Audits und Architekturentscheidungen sowie mit Optimierungsberatung.
Und manchmal führt genau diese Analyse dazu, dass am Ende eben nicht 120-mal dasselbe Notebook im Warenkorb liegt.
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Quelle Titelbild: AI-generiert mit ChatGPT