In der Beschaffung dauern Einkaufsprozesse mit Freigaben, Kontierungen, Standardisierungen und Berechtigungen meist länger als erwünscht. Vorgesetzte und Einkaufsverantwortliche müssen aktiv in diversen Systemen die Abläufe manuell kontrollieren, Freigaben erteilen und gewünschte Informationen zusammentragen. Dies ist im Arbeitsalltag nicht mehr praktikabel und bringt einen enormen Zeitaufwand mit sich.

Durch die neue Funktion «E-Procurement» setzt Brack Business neue Massstäbe im Bereich Beschaffungswesen und vereinfacht diese Prozesse für dich erheblich. Das Ziel des «E-Procurement» ist es, die Freigaben und Bewilligungsprozesse zu digitalisieren, zu standardisieren und dennoch die Individualität zu gewährleisten. Das «E-Procurement» sorgt für transparente, kontrollier- und nachvollziehbare Abläufe. Kontierungen auf Kostenstellenbasis werden beim Abschluss der Bestellung erfasst, Lieferadressen definiert, fixiert und maximale Bestellwerte werden eingehalten. Durch diese Workflows und Standardisierungen sinkt dein interner Betriebsaufwand.

Wie das nun im Detail funktioniert, erfährst du jetzt.

Benutzerverwaltung im Webshop

Verwalte deine Nutzer übersichtlich und zentral an einem Ort. Mit der Berechtigung als OWNER oder MASTER kannst du die Berechtigung des Nutzers ändern. Um diese Funktion zu nutzen und weitere Informationen zu erhalten, klicke im Menü auf «Benutzerverwaltung». Neben den Berechtigungen OWNER und MASTER gibt es die Berechtigungen SHOP ORDER und SHOP RESTRICTED ORDER. Diese zwei Berechtigungen haben einen Einfluss auf den Workflow des «E-Procurement». Ist ein Nutzer auf SHOP ORDER eingestellt, kann er eine Kostenstelle im Checkout wählen, wird aber nicht dazu gezwungen.

Ist ein Nutzer auf SHOP RESTRICTED ORDER eingestellt, wird er bei jedem Checkout gezwungen, eine Kostenstelle zu wählen.

Kostenstellenverwaltung im Webshop

Deine Kostenstellen kannst du zentral an einem Ort verwalten. Mit der Berechtigung als OWNER oder MASTER deines Debitors hast du die Möglichkeit, Mutationen an bestehenden Kostenstellen durchzuführen, neue Kostenstellen zu erfassen oder Kostenstellen zu aktivieren oder inaktivieren.

Allgemeine Kostenstelleninformationen

Wenn du eine neue Kostenstelle erfassen oder eine bestehende mutieren möchtest, hast du die Möglichkeit, allgemeine Informationen auf einer Kostenstelle zu definieren. Definiere pro Kostenstelle eine eindeutige Kostenstellen-ID. Diese kann nur einmalig vergeben und auch nicht mehr mutiert werden. Benenne die Kostenstelle mit einem Namen und füge eine Beschreibung der Kostenstelle hinzu. Der Name und die Beschreibung werden dem Nutzer im Checkout angezeigt und können ihm helfen, eine korrekte Kostenstelle auszuwählen, wenn mehrere Kostenstellen zur Verfügung stehen. Stelle den Status deiner Kostenstelle auf aktiv, wenn diese ab sofort genutzt werden darf. Darf eine Kostenstelle noch nicht genutzt werden, stelle die Kostenstelle auf inaktiv und aktiviere die Kostenstelle zum gegebenen Zeitpunkt. Weitere Einstellungsmöglichkeiten hast du im Bereich Referenzpflicht je Kostenstelle oder in der Definition einer nicht änderbaren Lieferadresse pro Kostenstelle. Die Referenzpflicht zwingt den Nutzer, eine Referenz pro Bestellung einzugeben. Fixierte Lieferadressen auf einer Kostenstelle können im Checkout nicht geändert werden.

Nutzer und deren Verwaltung auf einer Kostenstelle

Du kannst einer Kostenstelle einen oder mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Rollen (Berechtigungen) hinzufügen. Dabei muss der Nutzer bereits mit dem Debitor verknüpft sein. Falls dies nicht der Fall wäre, muss der Nutzer in der Benutzerverwaltung hinzugefügt werden. In der Übersicht der Nutzer der Kostenstellen siehst du, welcher Nutzer mit welcher Berechtigung auf die Kostenstelle zugreift. Füge bestehende Nutzer zu einer Kostenstelle hinzu, entferne nicht (mehr) berechtigte Nutzer von einer Kostenstelle und definiere für jeden Nutzer die passende Rolle pro Kostenstelle.

Rollen und Berechtigungen im Bereich E-Procurement

Für den Bereich E-Procurement wurden neben den Nutzerrollen in der Benutzerverwaltung drei weitere Rollen erstellt. Diese helfen dir, die Funktion E-Procurement korrekt in deiner Unternehmung einzusetzen, um den gewünschten Workflow einzuhalten.

Kostenstellen Lieferadressen

Du hast die Möglichkeit, eine oder mehrere Lieferadressen pro Kostenstelle zu erfassen. Bei der Erfassung der Lieferadresse hast du die Möglichkeit, neben der Adresse die Kontaktperson der Lieferadresse zu hinterlegen oder auch eine Chauffeur-Information zu erfassen (70 Zeichen). Definiere eine favorisierte Lieferadresse, diese wird im Checkout als empfohlene Adresse automatisch hinterlegt. Ist die Kostenstelle nicht fixiert auf eine Lieferadresse, kann der Nutzer im Checkout eine andere, bereits erfasste Lieferadresse auswählen oder eine neue Lieferadresse eintragen. Die neu eingetragene Lieferadresse wird nicht in den Lieferadressen der Kostenstelle hinzugefügt.

Kostenstellen auf Rechnungsdokumenten

Unabhängig davon, ob dein Debitor auf Einzelrechnung eingestellt ist oder auf Sammelrechnung, die Kostenstellen-Information wird auf die Rechnung gedruckt. Du hast die Möglichkeit, die Sammelrechnung nach Debitor, nach Auftragsdebitor und Kostenstellen zu erhalten oder nach Kostenstelle zu sortieren.

Maximaler Bestellwert pro Kostenstelle und Nutzer

Die Funktion des maximalen Bestellwerts kannst du pro Nutzer und Kostenstelle definieren. Überschreitet eine Bestellung den maximalen Bestellwert eines Nutzers im Kontext der gewählten Kostenstelle, wird die Bestellung im Freigabeprozess an den Workflow gesendet. Der Nutzer kann die Bestellung platzieren, aber nicht komplett abschliessen. Erst wenn ein Verantwortlicher dieser Kostenstelle die Bestellung freigibt, wird die Bestellung an Brack Business ausgelöst.

Freigeben als Reviewer einer Kostenstelle

Du bist als Reviewer einer Kostenstelle hinterlegt. Dann erhältst du eine E-Mail, sobald eine Bestellung eines Nutzers platziert wurde. Du hast nun die Möglichkeit, die Bestellung freizugeben und zu platzieren oder die Bestellung abzulehnen. Bei einer Ablehnung der Bestellung hast du die Option, dem Nutzer eine Nachricht zu hinterlassen, damit der Nutzer informiert ist, weshalb seine Bestellung abgelehnt wurde. In beiden Fällen (Ablehnung oder Freigabe) wird der Nutzer informiert. Zudem sieht der Nutzer die Bestellung mit dem aktuellen Status in der Bestellübersicht.

Visualisierung eines Bestellprozesses mit Kostenstellen

Account / Nutzer: angela.muster@beispiel.ch
Debitor: V58792 ¦ V58989
Rolle des Nutzers auf dem Debitor V58792: SHOP RESTRICTED ORDER

Verfügbare Kostenstellen auf dem Debitor V58792:
ID: 4875 ¦ Name: Marketing ¦ Beschreibung: Für diverse Marketingmaterialien nutzen ¦ Referenzpflicht = JA ¦ fixe Lieferadresse = JA
ID: 8982 ¦ Name: Cafeteria ¦ Beschreibung: Ausschliesslich für Kaffee und Zubehör nutzen ¦ Referenzpflicht = Nein ¦ fixe Lieferadresse = JA
ID: 8769 ¦ Name: Business Events ¦ Beschreibung: Ausschliesslich für externe Events nutzen ¦ Referenzpflicht = NEIN ¦ fixe Lieferadresse = NEIN